Vorstandsamt und Verantwortungsbereich

Der Schatzmeister wird durch das Organisationsteam aus der Reihe der Mitglieder des Vorstands bestimmt und verwaltet die Finanzen des Vereins.

Nach Paragraph 12, Absatz 7 der Satzung hat der Vorstand, also vor allem der Schatzmeister, die Aufgabe „über alle Einnahmen und Ausgaben sowie über das Vermögen des Vereins innerhalb des vorhergehenden Geschäftsjahres Rechnung zu legen und die Rechnungslegung den Inspektoren vorzulegen.“

Im alltäglichen Geschäft heißt das, dass der Schatzmeister in besonderem Maße auf die Ausgaben und Finanzen generell des FiS zu achten hat (z. B. bei der Planung von Veranstaltungen etc.), weil er der Einzige ist, der stets Zugriff auf die Kontoübersicht hat. Der Kontostand sollte also auch regelmäßig geprüft werden, um auszuschließen dass fehlerhafte oder „überraschende“ Auszahlungen und Eingänge zu lange unentdeckt bleiben. Das FiS-Konto ist zwar ein Vereinskonto, wird aber immer auf den aktuellen Finanzvorstand bei der Sparkasse angemeldet. Wenn ein Vorstandswechsel stattgefunden hat, muss das also zunächst über den Notar im Vereinsregister eingetragen werden; danach wird dann über einen Termin bei der Sparkasse das Konto auf den neuen Schatzmeister übertragen. Die Kontoaktivitäten, also v.a. das Überweisen von Geld, sollte über Online-Banking geschehen, damit dies z. B. auch bei einer längeren Abwesenheit aus Heidelberg zeitnah geschehen kann.

Aufgabenbereiche

Neben dem im Blick haben der finanziellen Situation des FiS allgemein gibt es einige konkrete Aufgaben und Arbeitsschritte.

Als „akute“ Hauptaufgabe ist vor allem die Vorbereitung der Finanzprüfung durch die Inspektoren zu nennen (die „Rechnungslegung“), die jeweils vor der jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung geschieht. Um zu gewährleisten, das am Ende alle nötigen Unterlagen da sind (und den Stress + Arbeitsaufwand zu minimieren), sollte daher darauf geachtet werden, dass im laufenden Jahr, also bei allen Veranstaltungen, Ausgaben usw., alle Unterlagen, wie Quittungen, Belege, Rechnungen, Rückerstattungsformulare etc., an den Finanzvorstand gehen und dort (sorgfältig) gesammelt werden.

Folgende Arbeitsschritte tauchen regelmäßig auf, was aber nicht heißt, dass die Liste vollständig sein muss:

• Rückerstattung von Ausgaben (intern FiS-Orgamitglieder): Wenn Mitglieder des Orga-Teams Ausgaben haben, z. B. weil sie Werbeplakate drucken, ein Referent zum Essen eingeladen wird, etwas für eine FiS-Veranstaltung eingekauft werden muss, wird dem Mitglied das vorgestreckte Geld vom FiS-Konto erstattet. Dafür ist es auf jeden Fall nötig, sich einen Beleg, eine Quittung o.ä., auf der die Kosten ausgewiesen sind, ausstellen zu lassen. Dieser Beleg wird gemeinsam mit dem dafür erstellten, ausgefüllten Formular zur internen Kostenerstattung bei Schatzmeister eingereicht. Dieser überweist das Geld und legt Beleg und Formular in den Finanzunterlagen ab.

(Sollte ein Beleg/eine Quittung einmal verloren gehen, muss das Mitglied einen Antrag auf Kostenerstattung an den Vorstand schreiben mit den Angaben, wann und wofür der Betrag ausgegeben wurde und ggf. wie es zu dem Verlust des Belegs kam. Bei vollständigem Antrag kann das Geld auch so zurückerstattet werden, das sollte aber absolute Ausnahme bleiben.)Bei größeren Ausgaben (in letzter Zeit, z. B. der FiS-Aufsteller, die FiS-Tassen) ist es am besten, dass, wenn möglich, auf Rechnung bestellt wird, so dass kein Mitglied Geld vorstrecken muss, sondern der Betrag direkt vom FiS-Konto überwiesen wird.

• Rückerstattung von Reisekosten (externe Gäste): Unseren ReferentInnen, WorkshopleiterInnen etc. erstatten wir im Normalfall ihre Kosten für An- und Abreise zurück. Im Regelfall wird dieser Betrag jedoch auf max. 150 Euro (muss ihnen vorher auf jeden Fall mitgeteilt werden) begrenzt. Die Gäste buchen ihr Ticket, strecken das Geld also vor, und müssen nach der Veranstaltung die Originaltickets und das ausgefüllte Formular zur Reisekostenerstattung an das FiS zurückschicken. Daraufhin kann der Schatzmeister ihnen das Geld zurückerstatten und Formular sowie Belege abheften.

• Honorarquittung von ReferentInnen (extern): Unseren Vortragenden wird selten, den HDiS-Workshopleitern und ggf. der Moderation eigentlich immer ein Honorar für ihre Leistung ausgezahlt (100-200 Euro). Hierfür gibt es eine Honorarquittung, die den ReferentInnen gegeben/zugeschickt wird. Diese füllen das Formular (v.a. Daten zur eigenen Person und Kontodaten – Angaben zur Höhe des Honorars, dem Veranstaltungstitel und -datum sollten vom FiS vorausgefüllt werden) aus und schicken es unterschrieben an das FiS zurück. Anschließend kann der Schatzmeister das Geld überweisen und die Dokumente ablegen.

Über das Jahr hinweg kommen so eine Vielzahl an Formularen, Quittungen, Rechnungen usw. zusammen, die alle beim Schatzmeister gesammelt werden sollten. Wichtig für die Zusammenstellung der Unterlagen ist es, dass für jede Kontoumsatzbewegung die dazugehörigen Nachweise vorliegen. Daher sollte, sofern das nicht durch beiliegende Formulare o.ä. hervorgeht, zur jeder Quittung usw. vermerkt werden, zu welchem Anlass/welcher Veranstaltung die Ausgabe getätigt wurde.

WICHTIG: Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten bei allen Überweisungen vom FiS-Konto aussagekräftige Verwendungszwecke benutzt werden, aus denen hervorgeht, was (welche Leistung: z. B. Rückerstattung, Reisekostenerstattung, Honorar u.ä.) gezahlt wird und auf welche Veranstaltung sich das bezieht (ggf. Kurztitel und Datum der Veranstaltung).

Versicherung: Immer zum 01.04. wird der Jahresbeitrag für die Vereinsversicherung fällig und muss überwiesen werden. Dafür sollte aber normalerweise zuvor eine entsprechende Zahlungsaufforderung durch die Versicherung eingehen.

Die Rechnungslegung zur Finanzprüfung

Wie an den Finanzordern der letzten Jahre zu sehen ist, wird, spätestens zur Finanzprüfung vor einer Mitgliederversammlung, allen Kontoumsatzbewegungen eine laufende Nummer im Geschäftsjahr gegeben, sortiert von frühester Bewegung zur aktuellsten Bewegung. Jeder Geldeingang oder Abfluss stellt also eine eigene Nummer dar. Alle zu einer Nummer gehörigen Dokumente (Formulare, Belege usw.) müssen zusammen abgelegt werden, so dass klar erkenntlich wird, welche Dokumente sich auf eine Kontobewegung/Nummer beziehen. Für die Prüfung durch die Inspektoren ist es dann nötig folgende Dokumente/Unterlagen vorzubereiten:

• Bericht des Schatzmeisters über die letzte Amtsperiode mit Angaben zum generellen Kontostand, Besonderheiten der Finanzentwicklung, Angaben zu generellen Arbeitsabläufen/Neuerungen/Problemen etc; ggf. können Empfehlungen für die kommende Amtszeit gemacht bzw. auch weitere Punkte angesprochen werden;

• Finanzordner mit allen, wie oben beschriebenen, Nachweisen, die mit einer laufenden Nummer für das Geschäftsjahr versehen sind. Sollte es für einzelne Punkte keinen Nachweis geben, kann auch auf die Umsatzübersicht (s. nächster Punkt; z. B. bei Abrechnungen der Sparkasse) oder auf Protokolle des Organisationsteams (z. B. wenn in einer Sitzung ausgemacht wird, dass jedes Mitglied einen Betrag auf das Konto einzahlt, um für Kosten aufzukommen) verwiesen werden. Protokollauszüge sind ggf. als Nachweis in den Ordner einzufügen.

• Eine aus dem Online-Portal der Sparkasse ausgedruckte Übersicht über die Kontoumsätze; Eine vom Schatzmeister erstellte Excel-Liste, in der alle Umsätze des Kontos aufgeführt sind, mit Angaben zu Datum der Bewegung, der Höhe des Eingangs/der Auszahlung, dem Namen des Empfängers/Überweisenden, dem Grund der Bewegung, ggf. Erläuterungen, sowie durch welche Dokumente dies belegt ist. Am Ende eines jeden Geschäftsjahres muss auf Basis dieser Excel-Liste eine Bilanz erstellt werden (siehe Excel-Vorlage). Außerdem sollte der früheste Kontostand vor dem ersten Umsatz aufgeführt sein, sowie am Ende der aktuelle Kontostand nach dem letzten Umsatz.

Wichtig: Die drei „Bestandteile“ – Ordner mit Nachweisen, Übersicht der Kontoumsätze sowie Excel-Liste – müssen unbedingt übereinstimmen. Jede Auszahlung und jeder Eingang müssen also deckungsgleich in allen Dokumenten wiederzufinden sein.

Empfohlen: Vor Beginn der Zusammenstellung der Unterlagen sollte der Prüfungsbericht des letzten Jahres gelesen werden, falls dort Angaben gemacht wurden, dass bestimmte Punkte für die nächstjährige Prüfung beachtet werden sollten.

Besonderheiten

• Es ist kein Muss, aber zu empfehlen, dass der Schatzmeister bei allen Arbeitsschritten, bei denen es um die Finanzierung unserer Arbeit geht, involviert ist oder zumindest enge Absprache erfolgt. Dies gilt z. B. auch im Besonderen für Veranstaltungen, bei denen wir externe finanzielle Unterstützung bekommen, also etwa die Finanzierung des HDiS durch eine Stiftung o. ä. Sofern der Schatzmeister nicht an der Antragstellung beteiligt ist, muss er auf jeden Fall die Übersicht über den Finanzierungsplan haben, außerdem braucht er alle nötigen Informationen zur späteren Abrechnung. Ggf. müssen Kostenübersichten erstellt werden, Dokumente von ReferentInnen (Reisetickets o. ä.) beim Förderer eingereicht oder zumindest in Kopie nachgewiesen werden. Hier ist also enge Abstimmung innerhalb des Teams, aber auch mit den externen Stellen notwendig, um möglichst im Vorhinein zu klären, welche Abläufe es gibt und welche Unterlagen am Ende notwendig sind.

• Gemeinnützigkeit/Prüfung durch das Finanzamt: Ca. alle drei Jahre ist es nötig, eine Steuererklärung für das FiS beim Finanzamt einzureichen. Hintergrund ist der gemeinnützige Charakter des FiS, der durch einen Bescheid des Finanzamts nach Prüfung der Finanzunterlagen festgestellt wird. Dies geschieht immer rückwirkend, d. h. im Normallfall wird das letzte Jahr geprüft (quasi stellvertretend für die letzten drei Jahre); wenn alles passt, wird die Freistellung für die letzten drei Jahre ausgesprochen. Alle Informationen dazu sowie zu der nötigen Steuererklärung finden sich im Finanzordner.

• Die Verantwortlichkeit des Schatzmeisters reicht über die eigene Amtszeit hinaus. Vor allem hinsichtlich möglicher Prüfungen durch das Finanzamt ist darauf zu achten, dass alle Unterlagen sorgfältig zusammengestellt werden und in vollem Umfang nach Ablauf der Amtszeit übergeben werden, so dass alle Tätigkeiten auch über mehrere Amtszeiten/Schatzmeister hinweg nachvollzogen und geprüft werden können.