Kontaktdaten
Veranstaltungsort:
Heidelberg Center for American Studies (HCA)
Curt und Heidemarie Engelhorn Palais
Hauptstraße 120
69117 Heidelberg
Tel.: 06221 / 54 38 79 (Dr. Anja Schüler l PR Beauftragte)
Mail: hca@uni-hd.de
Catering:
Alter Caterer:
Partyservice Werner Horsch GmbH
Friedensstraße 39
69121 Heidelberg
Tel.: 06221 / 411562
Internet: http://partyservice-horsch.de
Letzter Caterer:
Gottlieb-Daimler-Strasse 8
69207 Sandhausen
Telefon: 06221 714411
E-Mail: A-A.Schulz@t-online.de
oder
Karlsruherstrasse 76
69126 Heidelberg
06221 714411
http://s588545022.website-start.de/kontakt/
Deutsch Atlantische Gesellschaft e.V.:
Wolfgang Wähling
Tel.: 0172 / 6401480
Mail: familie.waehling@gmx.de
Kopiergeschäft:
K+K-Copy-Druck-Service GmbH
Telefon: 06221 / 2 67 37
Mail: kk@copy-druck-service.de
(Sonderpreise für uns; daher immer sagen, dass der Auftrag für das FiS ist)
Jahresplanung
- Der DAG-Verantwortliche trifft sich ein Mal im Jahr mit der Kontaktperson der Deutsch-Atlantischen Gesellschaft zur Planung der kommenden Veranstaltungsreihe. Das Treffen findet meist im März statt, wobei die Themen für die Veranstaltungen festgelegt und daraufhin die Referenten angefragt werden. Vor dem Treffen können die FiS-Mitglieder Themen sammeln und diese an die/den DAG-Verantwortliche/n weiterleiten, damit wir die Themengestaltung auch aktiv mitgestalten können. Die Veranstaltungsreihe beginnt dann am Ende des SoSe und geht über das WiSe.
Aufgaben der Mitglieder
Im Vorfeld:
- Der DAG-Verantwortliche od. der DAG-Regionalleiter reserviert nach Bekanntwerden des Veranstaltungsdatums das Atrium sowie die „Belle Etage“ des HCA und bestellt das Catering. Das Catering wird bei dem Unternehmen Horsch bestellt.Die Rechnung wird von Horsch an die Deutsche Atlantische Gesellschaft geschickt. Der DAG-Regionalleiter hat ein Abrechnungsformular (das aktuelle Formular liegt Kristina Kuhlmann vor)
- Ein Mitglied ist für die Erstellung des Plakates verantwortlich. Das FiS übernimmt die Kosten für den Druck.
- Die Plakate werden ca. 1 ½ Wochen vor Veranstaltungsbeginn von den Mitgliedern an folgenden Orten in Heidelberg angebracht: Campus Bergheim, HCA, Neue Uni, UB, DAI Heidelberg, Mensa, Campus und Mensa in Neuenheim, abhängig vom Thema der Veranstaltung an entsprechenden Instituten (Historisches Seminar, Anglistik, Juristen, etc.)
- Der Facebook-Verantwortliche (momentan Stefan Artmann) stellt die Veranstaltung auf unserer Facebook-Seite online.
Am Abend (min. vier Mitglieder):
- Die Mitglieder installieren die Ton-Anlage und überprüfen die Mikrofone (Hand- und Ansteckmikro).
- ein Teammitglied ist während der Diskussion dafür verantwortlich, das Mikrofon an die Fragesteller zu reichen (das sollte in der FiS-Sitzung vor der DAG-Veranstaltung geklärt werden)
- die Anmoderation zu Beginn der Veranstaltung kann abwechselnd von der DAG und vom FiS übernommen werden, dies muss mit dem DAG-Regionalleiter abgesprochen und von uns vorher festgelegt werden; im Laufe der Moderation sollte auf zukünftige Veranstaltungen hingewiesen werden und die Liste (nächster Punkt) sollte erwähnt werden
- wir sollten zu jeder Veranstaltung eine Liste auslegen, in die sich Interessierte eintragen können (so können wir unsere Veranstaltungen im Vorfeld ankündigen)
- Ist ein hoher Andrang zu erwarten (Facebook-Anmeldungen od. brisantes Thema), können Stühle aus den Seminarräumen auf der ersten Etage verwendet werden. Unter Umständen können auch die Ränge besetzt werden, aber dann müssen wir mehr Lautsprecher organisieren, weil man sonst oben nichts versteht.
- Die „Belle Etage“ wird für den abschließenden Empfang vorbereitet (Wobei zu beachten ist, dass die Tische/Stühle/etc. nicht über das Parkett gezogen oder geschoben werden dürfen, bitte alles tragen ).
- Zwei Mitglieder warten während der Veranstaltung auf die Lieferung des Caterings. Die beiden helfen beim Aufbau und schenken danach die Getränke aus. Der Caterer kommt in der Regel 30 Minuten nach Beginn der Veranstaltung und holt es in der Regel drei Stunden nach Beginn der Veranstaltung wieder ab.
- Während der Veranstaltung nimmt ein Mitglied (in der vorherigen Sitzung bestimmt) Notizen und schreibt im Anschluss einen kurzen Artikel (1-1,5 Seiten) für den Newsletter.
- Nach der Veranstaltung sollten mindestens vier Teammitglieder das Catering und den Veranstaltungsraum abbauen und aufräumen (Stühle zurück in Seminarräume, Tische wieder wie vorher hinstellen, Technik für Beamer und Lautsprecher in Koffer zurückräumen (ein Vertreter des Technikteams))
Anmerkungen
- wir sollten die Sicherheitsvorkehrungen neu diskutieren (wir sind das Forum für internationale Sicherheit und über die Sicherheit der Veranstaltungen sollten wir uns Gedanken machen)