Themenfindung
- Themen werden im November/Dezember vorgeschlagen und auf dem Strategietag diskutiert
- Vor allem wird am Strategietag das generelle Thema des HDiS und evtl. für weitere Veranstaltungen im kommenden Jahr festgelegt
- Bis zum Anfang des Jahres liest sich jedes Mitglied des Orga Teams grob in das neue Thema ein, um weitere Ideen für die inhaltliche Ausrichtung zu sammeln
- Innerhalb des Orga-Teams wird über die inhaltliche Zuspitzung diskutiert; es werden drei Workshop-Themen herausgearbeitet
- Anschließend werden Kleingruppen gebildet, die sich mit der Ausarbeitung der Einführungsveranstaltung, der Workshops und der Keynote/Podiumsdiskussion beschäftigen und einen Kurztext für das Programm und den Finanzantrag erstellen
- Die Einzelveranstaltungen sollten inhaltlich gut aufeinander abgestimmt sein, d. h. die Ergebnisse der Arbeitsgruppen sollten immer gut im Orga-Team diskutiert werden
- Inhaltliche Ausgestaltung des HDiS sollte auf Homepage aktualisiert werden, damit die potenziellen TeilnehmerInnen ein gutes Bild haben, was thematisiert wird.
Referentenakquise: siehe FAQ Referentenakquise
Finanzielle Unterstützer finden
- Aus dem Orga Team wird im Januar ein Finanz-/Sponsoring-Team (2-3 Leute) gebildet
- Dieses arbeitet den Finanzantrag aus, bestehend aus: Anschreiben, Grundlagen FiS/HDiS, HDiS-Thema (inhaltliche Ausrichtung + Programm (vorläufig), Finanzplan (inkl. beantragte Gesamtsumme + Auflistung einzelne Kostenpunkte)
- Siehe Förderanträge der letzten Jahre
- Wichtig: Förderrichtlinien beachten und inhaltliche Übereinstimmungen zum HDiS hervorheben
- Ebenso erstellt es eine Liste mit potentiellen Adressaten (siehe: Excel-Tabelle in der Dropbox)
- Die ersten großen Anträge sollten Anfang März rausgeschickt werden, kleinere Geldspenden im Anschluss eingeworben werden
- Liste möglicher Unterstützer
- Zeit Stiftung
- Deutsche Stiftung Friedensforschung (DSF)
- Thyssen Stiftung
- VW Stiftung
- Bosch Stiftung
- Politische Stiftungen
- Institutionen: Gelder von EU, NATO etc.
- LPB/BPB
- Reservisten Verband
- Engagement Global
- Uni HD (Projektförderung, Anschubfinanzierung, Restfinanzierung) – Achtung gerade bei der Restfinanzierung Deadline im (Früh)Sommer beachten
- Sponsoring/Spenden: Heidelberger Banken, Unternehmen (z.B. Heidelberger Druck, Heidelberger Zement, BASF, SAP, Marketing Büros, Immobilienmakler)
- Spenden von Einzelpersonen, z.B. Rüdiger Berger (Immobilien Berger)
- Evtl. finanzielle Unterstützung durch inhaltliche Kooperationspartner (z. B. GIZ/BMZ)
Ausschreibung/Werbung
- Anfang Juni erfolgt die Ausschreibung für den HDiS
- Plakate in relevanten Heidelberger Instituten aushängen
- in elektronischer Fassung Plakat an deutschsprachige Universitäten (Sekretariate und Fachschaften) schicken
- Werbung über IB-Liste, IPW-Liste, IPW-Fachschaftsliste, HCA-Liste (Kontakt Frau Schüler), HIIK-Liste und auf unserer Facebook Seite
- Erste Anmelde Deadline Mitte August
- Ggf. anschließend zweite Runde an Ausschreibungen mit Deadline Mitte September
- Werbung für die öffentliche Veranstaltung (Keynote oder Podiumsdiskussion)
- 10 Tage vorher
- Plakate in relevanten Heidelberger Instituten aushängen
- Werbung über IPW-Liste, IPW-Fachschaftsliste, HCA-Liste (Kontakt Frau Schüler), HIIK-Liste und auf unserer Facebook Seite
Logistik
- Räume (IPW, HCA und/oder Neue Uni) reservieren (Juli/August)
- Reservierung von Hotelzimmern (zunächst Kontingent als Abruf), im August/September endgültige Reservierung
- Referenten daran erinnern möglichst früh ihre Zug Tickets zu buchen
Teilnehmermanagement
ERGÄNZEN
- Vor der Veranstaltung Teilnahmebescheinigung fertig machen, dass die TeilnehmerInnen sie am Ende der Veranstaltung mitnehmen können.
Verpflegung
ERGÄNZEN
- Ende August/Anfang September Caterer für das Mittagessen buchen (z.B. Fair und Quer, Caterer Horsch)
- Geschirr (Kaffeegeschirr und Sektgläser) am besten direkt beim Caterer mitbestellen (eine Alternative sind die Heidelberger Dienste oder das Studentenwerk)
- Am Tag vor dem HDiS für die Kaffeepausen, den Abendbrot Snack, den Empfang und ggf. das Frühstück einkaufen (neben Lebensmitteln und Getränken an Papiertischdecken, Servietten, Tesa, Crepe Band, Poliertuch, Küchentücher, Geschirrhandtuch (bringt am besten jemand aus dem Team mit), Müllsäcke, ggf. Geschirrspüler Tabs denken)
Technik
- Frühzeitig Mikrofone für die öffentliche Veranstaltung besorgen (z.B. Neue Universität Medientechniker Herr Hornung, DAI, Musikgeschäfte) und vor allem die Funktionsfähigkeit in den Räumen checken (3-4 Wochen vor Veranstaltung)
- Am Tag vor dem HDiS Computer und Beamer in den Seminarräumen checken
Sachspenden einwerben
- Studentenküsse von Frau Knösel
- Brötchen und süße Teilchen (Kaffeepause und Abendbrot Snack)
Referenten Geschenke besorgen
- FiS-Tasse und Studentenkuss für jeden Referenten
Ablaufplan (Masterplan) für den HDiS erstellen
- Ablaufplan für Freitag bis Sonntag erstellen, so dass jeder weiß, welche Aufgaben er hat und wann er diese zu erfüllen hat
- ALLE räumen nach dem HDiS auf und sorgen dafür, dass die Räumlichkeiten wieder
Ergebnissicherung und Weiterverarbeitung
- Die Ergebnisse des HDiS sollten wenn möglich gesichert und weiterverarbeitet werden
- Standard ist mittlerweile ein Tagungsbericht in der ZfAS
- Darüber hinaus sollten, wenn möglich, die TeilnehmerInnen eingebunden werden, z. B. in der Form von Policy Paper
- Auch Diskussionsbeiträge der Referenten oder (Video-)Interviews sind eine gute Möglichkeit, den HDiS und das FiS nach außen sichtbar zu machen
- Die TeilnehmerInnen sollen eine Evaluation ausfüllen; die Ergebnisse sollten gesichert und zusammengefasst werden
Auf FiS Drive
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