Hauptaufgaben des/der Newsletterverantwortlichen
Die Rolle umfasst drei Kernaufgaben:
- Koordination und Sammlung der Materialien: Vor jeder anstehenden FiS-Veranstaltung ein Mitglied aus dem Team finden, welches bei der jeweiligen Veranstaltung anwesend ist und sich bereiterklärt, einen Bericht zu verfassen. Ebenfalls sollte dafür gesorgt werden, dass bei den Veranstaltungen Bilder gemacht werden!
- Herausgabe eines Newsletters: Zwei bis dreimal im Jahr die Herausgabe eines Newsletters zu koordinieren, d.h. den Newsletter rechtzeitig auf die Agenda bringen, sicherstellen, dass zu allen relevanten Themen Artikel vorliegen, sowie schließlich alle anfallenden redaktionellen Aufgaben bewältigen (Texte korrigieren/kürzen) und den Newsletter über den Verteiler schicken.
- je nach Materiallage; keine feste terminliche Bindung; Orientierung an Quartalen
- Verwaltung des Verteilers: Regelmäßig nach dem Versand des Newsletters werden sich Personen vom Verteiler abmelden, die Liste ist dann dementsprechend anzupassen. In Zukunft wäre ebenfalls zu überlegen, ob nicht auch aktiver als bisher neue Abonnenten geworben werden sollten (z.B. im Nachgang des HDiS)
- die letztvorliegende Version des Verteilers wird bei der Übergabe der Zuständigkeit weitergereicht
- Archivierung und Kontinuitätssicherung: Archivierung von alten Newslettern und kontinuierliche Überarbeitung des FAQ sowie des Layouts des Newsletter, um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen
Insgesamt geht es also darum, die Redaktion zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass das Thema Newsletter nicht vergessen wird. Der oder die Verantwortliche muss also nicht alle Artikel selbst schreiben, darf aber durchaus gerne selbst aktiv werden. Die Formulierung des Grußwortes obliegt dem Verantwortlichen; bei dem Ausblick in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Planungsteams. Die Delegation der Artikel sollte je nach individuellen Kapazitäten im Team abgestimmt werden.
Aufbau des Newsletters
Der Newsletter besteht in der Regel aus den folgenden vier Abschnitte:
- Grußwort: der Zuständige schreibt in eigener Verantwortlichkeit eine Einleitung an die Empfänger des Newsletters
- Rückblick: Hier finden sich Berichte über vergangene FiS-Veranstaltungen (in Eigen-/Hauptverantwortung), typischerweise also der letzte HDiS, Mitgliederversammlungen, Veränderungen im Vorstand, Ausstellungen.
- Neues aus dem Netzwerk: Nachrichten von unseren Partnern/befreundeten Vereinen in Heidelberg, also i.d.R. Neues vom HIIK (Publikation des Konfliktbarometers, Vorstandswechsel etc.), sowie die Veranstaltungen, die das FiS zusammen mit der DAG oder dem KUZ organisiert hat.
- Ausblick: Informationen zu kommenden Veranstaltungen, insbesondere Ausstellungen oder dem kommenden HDiS, inklusive Stand der Planungen.
Für das Layout des Newsletters sowie die übliche Artikellänge können vorangegangene Ausgaben als Vorlage dienen, diese sind in der Dropbox unter Ordner „Newsletter“ gespeichert.
Vorschläge/Ideen
- Überblick/ Liste mit Namen der Verfasser (Ausgleichsfunktion)
- Neues aus dem Netzwerk: ja oder nicht? vll auch die DAG aufnehmen? KUZ? BSH?
- Proportion: unsere Veranstaltungen/ unsere Partner
- Sicherungsfunktion der Verantwortlichen